Transelec

Cliente: Transelec.

País: Chile. 

Año: Diciembre 2019 – Julio 2020

Industria: Energía.

Servicio(s) aplicado: Gestión estratégica de abastecimiento y contratos.

Desafío/problema: Dada la necesidad de mejorar capacidades operacionales y una búsqueda constante de una fuente de productividad, Transelec define como desafío el mejorar la función de compras con el fin de capturar ahorros y mejorar el nivel como área de servicios. En ese contexto, el proceso de compras de transelec se encontraba dividido entre compras  para grandes proyectos de Inversión (Proyectos VI) y Compras Operacionales (Renovación de equipos, Mantención, Continuidad Operacional, Generales). Por otro lado, las responsabilidades clave del ciclo de compras se encontraban fraccionadas entre diferentes roles, fundamentalmente en 4 Vicepresidencias: Finanzas, Asuntos Jurídicos y Fiscalía, Ingeniería y Desarrollo de Proyectos y, Operaciones.

La Gerencia General planteó la necesidad de analizar cuál debería ser la mejor forma de organizar y operar la función de compras en el mediano plazo sobre la base de mejores prácticas de empresas equivalentes. Los focos iniciales del desafío se definieron como: eficiencia en costos, captura de sinergias, respuesta ágil de servicios y cumplimiento de compliance.

Solución: Establecer un nuevo Modelo Operativo para la función de Compras de Transelec que capture las mejores prácticas del sector para el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

Un Modelo Operativo involucra dimensiones de: Cadena de valor y Procesos, Personas y Organización, Datos y Sistemas, Governance y métricas de gestión, Proveedores y Localización, por lo cual es una mirada integral a todo lo que requiera la ejecución de cierta operación en la compañía.

Como estructura de proyecto, se definen 4 fases:  (1) Diagnostico de la situación actual, es decir, medir madurez de la función de compras, análisis del proceso de compras, y benchmark (2) el Diseño del Modelo TO BE, es decir, aspiración de madurez de compras, propuesta de valor, directrices sobre el modelo operativo, (3) Roadmap de programas y proyectos estratégicos, es decir, identificación de brechas entre situación actual y la aspiración de madurez, definición de programas estratégicos, proyecto de implementación y casos de negocio, (4) Acompañamiento e implementación, es decir, diseño e implementación de la nueva estructura organizacional, transferencia de la practica sourcing-category management a través de sesión de formación y adquisición de nueva plataforma de gestión de compras (Ariba), desarrollo de categorías estratégicas.

Resultados: 

• Se definió un organigrama, perfiles, responsabilidades, relacionamiento y normas de funcionamiento del área:
  • Se creó una estructura que soporte funciones de sourcing y operativas
  • Normas de funcionamiento y medición del área
  • Vincular personas a funciones y planificar su desarrollo
• Se implementó la metodología de strategic sourcing – category management como herramienta habitual en Transelec, con esto:
  • Generar ahorros sostenibles en el tiempo
  • Optimizar categorías y proveedores
  • Captar valor del mercado de proveedores
• Agilizar y automatizar tareas de bajo valor añadido:
  • Crear catálogos
  • Automatizar proceso administrativo
  • Definir principales procesos
• Generar ahorros en el corto plazo para financiar proyecto:
  • Definir 3 a 8 categorías de baja complejidad e impacto medio-elevado para generar ahorros en el corto plazo
  • Financiar el costo del proyecto
  • Implementar y difundir metodología de strategic sourcing

Integrantes del proyecto: Del equipo actual: Arturo Alba, Francisca Barceló, Gonzalo Cárdenas. Del equipo anterior: Juan Antonio Escobar. Ecosistema: Ricardo Úbeda.